時(shí)間：2015-09-15 來(lái)源：紅纓教育 作者：客戶中心 點(diǎn)擊：次
開(kāi)學(xué)了，你每天上班，是否感覺(jué)一直都在開(kāi)會(huì)?每天要做的事情，是否差不多要到下班時(shí)才開(kāi)始?如何才能打破惡性循環(huán)，讓開(kāi)會(huì)效率提升100倍?
1、會(huì)議必有準(zhǔn)備
會(huì)議最大的成本是大家的時(shí)間，會(huì)議沒(méi)有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪。所以，每次會(huì)議要有提前檢查制度，沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。會(huì)議召集人必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。
2、會(huì)議必有主題
開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，尤其是在為會(huì)議準(zhǔn)備的PPT上，必須把會(huì)議主題寫的清楚明了。 沒(méi)有主題和流程的會(huì)議，就好比請(qǐng)大家來(lái)喝茶聊天，浪費(fèi)大家的時(shí)間。會(huì)議的主題，也要提前通知與會(huì)人員。
3、會(huì)議必有紀(jì)律
你每天參加的會(huì)當(dāng)中，多少個(gè)不是準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始的?會(huì)議召集人要在會(huì)前與大家溝通會(huì)議紀(jì)律：遲到要處罰，不遵守會(huì)議流程要提醒，發(fā)言帶情緒要提醒，開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，在會(huì)上發(fā)脾氣和攻擊他人要處罰。
4、會(huì)議必有議程
會(huì)前要明確會(huì)議議程，由會(huì)議召集人書面發(fā)給所有與會(huì)的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，并有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。
5、會(huì)議必有結(jié)果
開(kāi)會(huì)的目的是解決問(wèn)題，所以每個(gè)人都要積極的參與會(huì)議，會(huì)議召集人有權(quán)打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間最好控制在2小時(shí)之內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)讓大家疲累，精神分散。會(huì)議召集人還要時(shí)刻提醒與會(huì)者剩余的時(shí)間。會(huì)議的決議必須記錄下來(lái)，并當(dāng)場(chǎng)宣讀確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論;達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
6、開(kāi)會(huì)必有訓(xùn)練
開(kāi)會(huì)難免有意見(jiàn)不一或者爭(zhēng)論，如果處理不好，就會(huì)影響開(kāi)會(huì)的效果。只要掌握一些開(kāi)會(huì)的藝術(shù)和技巧，就能化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會(huì)上公開(kāi)稱贊、私下批評(píng)，在會(huì)中要做到以事論事，對(duì)事不對(duì)人，爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評(píng)別人。贊同他人的意見(jiàn)要公開(kāi)稱贊，反對(duì)意見(jiàn)要注意措詞，不能傷害別人的自尊。
特別有領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議時(shí)要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主模式，開(kāi)放心胸，傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人。如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。
7、開(kāi)會(huì)必須守時(shí)
準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間。而且每個(gè)議題需要有大致的時(shí)間限制，不能討論過(guò)久;如不能得出結(jié)論，可暫時(shí)放下避免影響其他議題。如果必須在一個(gè)議題上達(dá)成結(jié)論，請(qǐng)?zhí)崆巴ㄖc會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。
8、開(kāi)會(huì)必有記錄
一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如果完成決議需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成。
9、散會(huì)必有事后追蹤
記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查：會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、如有發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題便適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。
（供稿：張潔瓊 校對(duì)：張潔瓊 郭彤洋）
